O ano de 2020 trouxe mudanças radicais para as vidas de todas as pessoas, no mundo inteiro. A necessidade do distanciamento ou isolamento social trouxe diversos desafios, não somente para as vidas pessoais como também para as relações de trabalho e as maneiras como as empresas têm de se organizar para manter a produtividade. Uma das maneiras, que já era explorada de forma incipiente, é o home-office, onde o trabalhador realiza as mesmas atividades que faria na empresa, porém de dentro de sua casa.
O home-office já vinha tendo um crescimento de adoção por parte das empresas, especialmente as mais abertas, com ambientes mais modernos e as empresas de tecnologia, no entanto, ainda acontecia de forma parcial, onde somente uma pequena porcentagem dos funcionários o praticavam por dia, mantendo uma estrutura fisicamente disponível dentro do setor. A necessidade abrupta de mudança para uma totalidade dos funcionários trabalhando a partir de suas casas trouxe problemas de produtividade e eficiência.
Existem diversas técnicas e processos que podem ser utilizados para aumentar essa produtividade – afinal, esta é a promessa original do home-office – ou ao menos mantê-los nos níveis conhecidos. Algumas dependem de instruções e dicas para os funcionários e outras são mais focadas na tecnologia e como a empresa consegue apoiar seus colaboradores, especialmente através da utilização da inteligência artificial.
No decorrer deste artigo, iremos abordar algumas das principais ideias a respeito destas duas opções. Acompanhe!
Utilizando Inteligência Artificial como fator de produtividade
A transformação digital nos trouxe possibilidades do uso da IA para aumentar a produtividade das empresas de forma nunca vista. Estima-se que nos próximos 15 anos a inteligência artificial irá ajudar as empresas a aumentar suas produtividades em até 40%, com um aumento de até 50% em suas aplicações.
A aplicação de tecnologias provindas da IA trazem diversos benefícios para as empresas e indústrias de forma geral. É possível ressaltar os três principais pontos:
- Análises –com os sistemas realizando análises mais rápidas e constantes, é possível observar informações e realizar conexões entre dados que podem levar a um processo de decisão mais rápido e efetivo de parte da empresa;
- Segurança digital –um sistema que utilize da inteligência artificial é consideravelmente mais seguro que qualquer dependência em seres humanos. Isso por evitar erros humanos e por comumente possuir um sistema de defesa próprio;
- Confiança –quando falamos de números e cálculos, nenhum ser humano é infalível, podendo ser possível cometer erros que atrapalham no processo da empresa. Um sistema de IA possui a maior confiabilidade possível.
Como aplicar a IA para aumentar a eficiência
Assistentes virtuais
A difusão dos assistentes virtuais aumentou muito após os desenvolvimentos de empresas como a Amazon (Alexia), Apple (Siri), Microsoft (Cortana) e Google (Assistant). Essas assistentes podem ser utilizadas em um ambiente corporativo, ou até mesmo dentro das casas dos funcionários, reduzindo tempos necessários para atividades burocráticas como agendar uma reunião ou enviar uma mensagem curta.
Análises automáticas de imagens e textos
Você já fotografou algum documento, usando a câmera do seu próprio celular ou mesmo a câmera do computador, para validar seu cadastro em uma plataforma, banco digital ou rede social? Devido à transparência e segurança dos dados, esse processo tornou-se comum. O que talvez você não saiba, é que o sistema por trás dessa autenticação nada mais é do que uma das aplicações possíveis a partir do uso de Inteligência Artificial.
Satisfação interna
Muitas empresas sofrem com um turnover de funcionários altíssimo, o que prejudica a produtividade da organização. Ter de contratar novos funcionários frequentemente traz custos de treinamento e aumento da curva de aprendizado. Com IA é possível realizar um trabalho de retenção de funcionários através do monitoramento da satisfação.
Chatbot humanizado
A utilização de chatbot humanizado vem aumento de forma vertiginosa para atendimento a cliente, treinamento de equipe e potencialização de serviços. Isso evita a necessidade de um ou mais trabalhadores realizando atividades como responder perguntas com e-mails padrão ou mesmo um guia, deixando essas pessoas livres para atividades mais complexas ou que requerem atenção mais urgentes. A utilização de chatbots trazem às empresas benefícios como produtividade, lucratividade e gestão eficiente.
O aumento do home-office atingiu muitas empresas, no entanto, os métodos para manter a produtividade existem.
4 dicas para manter a produtividade em home-office
1 – Criar uma rotina
O desenvolvimento de um cronograma para o dia é de extrema importância para manter a produtividade enquanto estamos sozinhos em casa – ou mesmo com outros membros da família. Ao trabalhar no escritório, por ter outras pessoas em volta, acabamos nos distraindo com menos facilidade, continuando o processo das nossas atividades. Em casa, possuímos muitas coisas que podem tirar nossa atenção, seja algum familiar ou mesmo a televisão ao seu lado. Ao criar uma rotina, você deve escrevê-la como pontos a serem concluídos e focar-se individualmente em cada uma das atividades, concluindo-as passo a passo.
2 – Horário de trabalho
Muitas vezes ao trabalhar em casa, o horário de trabalho acaba ficando confuso. Muitas pessoas não conseguem traçar a linha de quando começam e quando terminam, fazendo com que trabalhem mais, mesmo que sem nenhum benefício, ou menos, onerando a empresa. Encontrar um horário de trabalho ideal para seu organismo pode ser essencial para manter-se produtivo.
3 – Pausas no trabalho
Algo que fazemos quando trabalhamos em um escritório cercado de outras pessoas, porém sem se dar conta, é a utilização de pequenas pausas estratégicas para manter a produtividade alta. Isso acontece em algumas frases que trocamos com nosso colega ao lado, ou quando vamos buscar mais café, água ou um lanche. Para trabalhar em casa, não possuindo essa distinção e descanso, é interessante adotar alguma técnica de concentração (que permeia concentração e descanso), como a técnica Pomodoro, Time Box ou Workstation Popcorn.
4 – Ferramentas ideais para as condições de trabalho
Um dos aspectos ideais para a produtividade em home-office é a adoção de ferramentas adequadas para as condições de trabalho de cada funcionário. É importante que o gerente ou supervisor do setor realize uma consulta com os trabalhadores para definir quais as aplicações serão utilizadas para comunicação. Em uma empresa, encontramos uma conexão de qualidade, com computadores adequados para as atividades, o que pode não ser verdade na casa de cada um. O sistema interno de comunicação pode não ser o ideal para a sua equipe, e sim utilizar uma chamada de vídeo do Google Meet ou mesmo Whatsapp.
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