Gestão do tempo, de pessoas e de processos. Todos são termos e práticas já conhecidos pelas empresas. Mas, você sabe a importância de uma gestão e análise de documentos para sua empresa?
Com o grande volume de dados e informações gerados pelas empresas, não realizar a gestão de todo esse fluxo e garantir a segurança devida, pode trazer prejuízos fiscais e trabalhistas comprometedores para as companhias que optam por não realizar o gerenciamento de documentos ou fazê-lo de forma “caseira”, sem o suporte de uma plataforma digital.
Por que fazer a gestão e análise de documentos
A gestão de documentos empresariais consiste em um conjunto de práticas que garantem a organização dos arquivos como notas fiscais, relatórios gerenciais, guias e registros – entre outros – de forma segura e prática, de fácil acesso e consulta quando necessário.
Documentos podem ser solicitados por órgãos fiscais e auditorias a qualquer momento, e não tê-los no formato e prazo solicitado pode ser prejudicial para a empresa.
Listamos ainda mais 3 motivos principais para você fazer a gestão e análise de documentos de forma estruturada em sua empresa:
- Valor dos dados. Os documentos e dados de uma empresa se tornaram um ativo de grande valor devido ao conteúdo que seus arquivos armazenam. Empresas que possuem grande volume de dados de forma organizada são mais valorizadas na hora de uma transação de venda da companhia, pois as informações se tornam um verdadeiro patrimônio.
- Ganho de produtividade. Empresas que não possuem seus arquivos de forma estruturada faz com que os funcionários gastem um tempo maior na busca pelas informações, comprometendo o desempenho de outras atividades.
- Segurança. Manter arquivos impressos soltos em cima de mesas ou em gavetas faz com que diversas pessoas possam ter acesso, uma vez que ele está disponível sem nenhum cuidado. Dessa forma, até mesmo informações confidenciais podem facilmente ser acessadas e até copiadas. É preciso que os documentos sejam analisados e armazenados de forma segura conforme seu conteúdo, tendo seu acesso restrito quando necessário.
Todos esses fatores geram riscos para a empresa que não realiza a gestão e análise de documentos. É preciso começar a organização de todas essas informações.
Como realizar a automação e gestão de documentos
Para começar a implantação de fluxos de trabalho e gestão da informação em sua empresa, primeiramente é necessário que haja um sistema que comporte tudo isso de forma eletrônica. Manter documentos e informações armazenados em computadores, notebooks ou demais ativos sem backup ou organização é um risco, uma vez que o equipamento pode ser roubado, ou quebrado.
Após escolher o sistema eletrônico que irá organizar os arquivos, é preciso realizar a automação de tudo isso. Passada essa etapa, confira os próximos passos que vão garantir a efetividade do processo.
- Faça a análise e classificação dos documentos. Para começar a gestão, é preciso fazer a análise dos documentos, estabelecendo níveis de classificação de importância dos arquivos. Crie padrões que possam ser aplicados de forma fácil e segura, mesmo com grande quantidade de dados.
- Defina o acesso à informação. De acordo com o conteúdo, é preciso eleger quem são as pessoas ou cargos que devem ter acesso àquelas informações. Lembre-se que um vazamento de dados é extremamente prejudicial para qualquer empresa.
- Digitalize os documentos. Uma etapa longa, porém essencial no processo de gestão e análise de documentos, é a digitalização. Estabeleça prioridades e cronogramas com prazos para que os arquivos estejam em formato digital. Aqui um ponto de atenção é o descarte de arquivos impressos, que deve ser feito de forma correta e de modo a proteger o sigilo da informação.
- Estabeleça rotina. O processo de digitalização, análise e gestão de documentos e arquivos deve fazer parte da rotina dos colaboradores envolvidos no processo, a fim de manter o padrão e qualidade das informações que chegam todos os dias. Ofereça treinamentos para os colaboradores, garantindo a padronização do processo.
Para obter ganho de produtividade e segurança da informação, a gestão e análise de documentos é essencial para o funcionamento das empresas.
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